Prohlášení o zpracování osobních údajů

1. Totožnost Správce osobních údajů

Správce, společnost GHV Trading, spol. s r.o., se sídlem Edisonova 2955/3, Brno 612 00, IČ: 18826717, zapsaná v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 1525, (dále jen „Společnost“).

2. Úvod

Podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení subjektů údajů (dále jen „GDPR“) si Společnost tímto jako správce osobních údajů dovoluje informovat obchodní partnery, jsou-li fyzickou osobou, jako subjekty osobních údajů, že osobní údaje budou zpracovány podle níže uvedených zásad.

3. Zásady zpracování osobních údajů

Společnost respektuje práva fyzických osob na soukromí a jejich zájmy. Při zpracování dodržuje tyto zásady:

  1. zpracovává osobní údaje korektním, zákonným a transparentním způsobem,
  2. zpracovává osobní údaje pouze k určitým oprávněným účelům a nevyužívá je dále způsoby, které jsou s těmito účely neslučitelné,
  3. shromažďuje osobní údaje pouze v nezbytném rozsahu, které jsou relevantní pro dané účely. Tam, kde je to možné, vhodné, a v souladu s povahou údajů a rizik zamýšleného použití, údaje anonymizuje,
  4. zajišťuje, aby osobní údaje byly přesné a v případě potřeby aktualizované. Činí přiměřené kroky k opravě či vymazání nepřesných nebo neúplných údajů,
  5. uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou pro účely, ke kterým byly shromážděny a zpracovávány,
  6. přijímá vhodná technická, fyzická a organizační opatření k předcházení neoprávněnému přístupu, nezákonnému zpracování a neoprávněné či náhodné ztrátě, zničení nebo poškození osobních údajů,
  7. při zpracování citlivých osobních údajů obstarává příslušné upozornění či souhlas nebo zajišťuje, aby bylo tak v souladu s příslušnými zákony,
  8. výše uvedené zásady platí pro všechny zaměstnance Společnosti a smluvní partnery.

4. Kategorie, účely zpracování a právní základ pro zpracování

4.1. důvodu plnění právních povinností správce

Kategorie: jméno a příjmení, adresa sídla či bydliště, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, případně další povinné údaje podle příslušných právních předpisů.

Účel zpracování: plnění povinností, které Společnosti plynou z příslušných právních předpisů (např. vedení účetnictví a daňové zákony). Osobní údaje mohou být předávány třetím stranám, zejména státním orgánům, vyplývá-li z právních předpisů povinnost osobní údaje předat. Osobní údaje jsou zpracovány po dobu nezbytně nutnou k plnění právních povinností, které se vztahují na Společnost.

4.2. Z důvodu plnění smlouvy

Kategorie: jméno a příjmení, sídlo nebo bydliště, doručovací adresa, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, e-mailová adresa, telefonní kontakt, bankovní spojení, případně další údaje poskytnuté smluvním partnerem.

Účel zpracování: plnění smlouvy nebo příprava v nabídkovém řízení. Společnost zpracovává osobní údaje po dobu přípravy nabídky, plnění smlouvy a také po dobu uplatňování práv ze smlouvy, např. odpovědnost za vady, případně řešení sporů a uplatňování právních nároků.

4.3. Z důvodu oprávněných zájmů

4.3.1 Zákazníci, dodavatelé

Kategorie: jméno a příjmení, kontaktní adresa (bydliště), pracovní e-mailová adresa, pracovní telefonní číslo, pracovní pozice, číslo osobního dokladu (pouze pro účel bezpečnosti).

Účel zpracování:

  • marketingové účely Společnosti. Jedná se o možné oslovení smluvního nebo potenciálního partnera s cílem informovat o novinkách, změnách cen, obchodních akcích či technické podpoře. Společnost využívá svoji databázi e-mailových kontaktů svých obchodních partnerů k zasílání informací v podobě e-mailového Newsletteru. Každý Subjekt zařazený do této databáze může příjem e-mailové zprávy zrušit nebo pozměnit.
  • komunikace s dodavatelem za účelem výměny technicko - obchodních informací,
  • zjištění identity subjektu (číslo osobního dokladu) za účelem ochrany majetku Společnosti, např. při osobním odběru zboží.

Osobní údaje jsou zpracovány po dobu nezbytně nutnou k uplatnění oprávněných zájmů Společnosti.

4.3.2. Uchazeči o zaměstnání

  • Kategorie: jméno, příjmení, bydliště, telefonní a emailový kontakt, datum narození, údaje o vzdělání a pracovních zkušenostech, případně doplňující informace podle uvážení subjektu.
  • Účel zpracování: výběr vhodného pracovníka pro danou pracovní pozici.

Tyto údaje jsou zpracovávány po dobu přijímacího řízení, poté jsou skartovány.

5. Zdroje osobních údajů

  • Informace jsou ve většině případů shromažďovány přímo od Subjektů. Mohou být získány také od zaměstnavatelů Subjektů, se kterými je navázán nebo navazován obchodní vztah nebo od obchodních partnerů.
  • Veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam, apod.).

6. Předávání a sdělování osobních údajů

Společnost zpracovává osobní údaje sama pověřenými zaměstnanci a pouze k uvedeným účelům. Zaměstnanci Společnosti mají přístup k osobním údajům pouze za účelem plnění svých pracovních povinností.

Osobní údaje může Společnost předat orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům, právním zástupcům, pokud je to dovoleno zákonem a pokud je to nezbytné pro dodržení zákona či obranu právních nároků Společnosti.

K osobním údajům mohou mít přístup také třetí osoby poskytující služby, např. podpora ekonomického informačního systému, finanční služby, přepravci zásilek, právníci, auditoři a daňový poradci. Tito poskytovatelé služeb jednají pouze na základě pokynů Společnosti a jsou smluvně vázáni, včetně souladu s předpisy na ochranu osobních údajů.

Bez svolení Subjektu nejsou osobní údaje prodávány nebo pronajímány třetím osobám.

Společnost nepředává osobní údaje do třetích zemí.

7. Doba zpracování osobních údajů

V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu Společnosti či v příslušných právních předpisech, jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů.

8. Zabezpečení osobních údajů

Společnost dbá na uplatňování přiměřených technických, fyzických a organizačních opatření s cílem chránit osobní údaje před neoprávněným přístupem, zpracováním, ztrátou nebo poškozením osobních údajů.

9. Práva Subjektů

Subjekty osobních údajů jsou oprávněni požadovat po Společnosti potvrzení, jestli jsou jeho osobní údaje zpracovávány a jaké. Mohou požádat o přenositelnost údajů. Mají právo požádat o opravu údajů, podat námitku, zažádat o výmaz nebo omezení zpracování údaje.

Osobní údaje Subjektů nejsou profilovány, ani automatizovaně zpracovávány.

10. Kontaktní údaje na Správce

Dotazy k ochraně osobních údajů směřujte na níže uvedené kontakty:

e-mail: ghv@ghvtrading.cz

telefon:+420 541 235 386

V případě pochybností o dodržování povinností Společnosti se může Subjekt obrátit na jednatele společnosti, e-mailová adresa: martin.gross@ghvtrading.cz, nebo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Vystaveno dne: 5. 6. 2018